POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por VISEPAS LTDA en adelante la empresa, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d) Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; e) Dato público: Es el dato calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular; g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; ; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: la empresa, podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por la empresa y/o por terceras personas; g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; h) Soportar procesos de auditoría interna o externa; i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso; j) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de la empresa ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de la empresa, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la empresa y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados y por tanto, la empresa no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de la empresa o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.(vii) Realizar actividades de demanda inducida, mercadeo, envío de información de cada uno de los programas realizados de acuerdo a los servicios ofrecidos por la empresa, así como la promoción de las demás actividades o servicios relacionados u ofrecidos de manera directa o indirecta.

La empresa podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, la empresa advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en la empresa se regirá por los siguientes principios:
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular; b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la empresa en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de la empresa se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.  PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
PARAGRAFO SEGUNDO: Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. Sólo se tratarán datos personales de menores de 18 años que tengan el carácter de públicos. La empresa siempre respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, por tanto, los derechos fundamentales de los menores de edad. La autorización de los menores de 18 años siempre deberá ser otorgada por sus representantes legales, quienes normalmente son los padres de familia.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE LA EMPRESA: Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de La empresa: a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de La empresa, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

6. DEBERES DE LA EMPRESA: Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que La empresa está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones: A. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar por solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que se cumplan los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en las políticas (vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de Industria y Comercio. C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado: (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. D.  Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, La empresa solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

8. AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en que La empresa no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. La empresa solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: El área de Gerencia de la empresa será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico gerencia@visepas.co o radicarla en la siguiente dirección que corresponde a nuestra oficina: Calle 2 No. 42-26 Barrio El Lido, Cali – Colombia de lunes a viernes, en jornada laboral.  La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 La empresa procederá a publicar un aviso en su domicilio ubicado en la dirección Calle 2 No. 42-26 Barrio El Lido, Cali , Cali – Colombia, una cartelera dirigida a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de la empresa.

12. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, La empresa adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice la seguridad de la información el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

13. FECHA DE VIGENCIA: La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 3 de la misma. Las bases de datos administradas por La empresa o por terceros se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, medico, laboral, contable y financiero, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de La empresa o una obligación contenida en un contrato entre La empresa y el Titular.

ANEXOS

AVISO DE PRIVACIDAD

La empresa de acuerdo con la calidad de los Datos Personales que recauda y de conformidad con la normatividad jurídica vigente, aplicara el presente Aviso de Privacidad a todas aquellas bases de datos implementadas en relación con sus clientes, proveedores, funcionarios, intermediarios y demás partes de interés.

La empresa podrá publicar Avisos de Privacidad específicos y para los cuales se podrá requerir o no, el consentimiento expreso del titular de los datos Personales.
Así mismo usted declara y acepta que cuenta con el consentimiento de aquellas personas, incluyendo sin limitación: cónyuge, compañera(o), dependientes económicos, beneficiarios, etc… de quienes proporcione datos personales en relación a los servicios que suministra La empresa, en el entendido de que dichos datos se regirán por el presente Aviso de Privacidad. En particular de aquellos datos sensibles recaudados debidamente especificados en nuestra política de Tratamiento de la información, la respuesta a preguntas que versen sobre este tipo de datos tiene el carácter facultativo en consideración a los servicios ofertados por la Compañía.

NOMBRE Y DOMICILIO DEL RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES:
Para efectos de la divulgación y tratamiento de los datos personales que Usted haya divulgado o pudiera llegar a divulgar, por escrito o a través de una solicitud, formato en papel, formato digital, correo electrónico, internet, herramientas tecnológicas o directamente a través de nuestros representantes o cualquier otro medio puesto a disposición por la organización, acepta y autoriza a La empresa a utilizar y tratar de forma automatizada sus datos personales e información suministrados, los cuales formarán parte de nuestra base de datos con la finalidad de usarlos, de acuerdo con la política de Tratamiento de la información implementada por La empresa, en cumplimiento de su Objeto Social y de la normatividad jurídica vigente, con motivo de la relación o posible relación de negocios con nosotros, así como para cualquier otro servicio o actividad relacionada, se considerará que el responsable es La empresa sociedad debidamente constituida y existente de conformidad con las leyes de la República de Colombia.

Para cualquier información sobre este Aviso de Privacidad o para el ejercicio de cualquiera de sus derechos derivados de sus Datos Personales, el presente Aviso de Privacidad o de la ley aplicable, incluyendo sin limitación sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, por favor contactarnos al Teléfono 6025241966 o del Correo Electrónico: gerencia@visepas.co 

FINALIDADES Y USO DE SUS DATOS PERSONALES

Las Finalidades y Usos de sus Datos Personales se encuentran debidamente descritos en nuestra política de Tratamiento de la información.

MECANISMOS DISPUESTOS POR LA EMRPESA PARA QUE USTED CONOZCA LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE SU INFORMACIÓN Y LOS CAMBIOS SUSTANCIALES QUE SE PRODUZCAN EN ELLA O EN EL AVISO DE PRIVACIDAD.

La empresa se reserva el derecho a modificar los términos y condiciones de este Aviso de Privacidad, no obstante, dicha modificación se notificará a través de correo electrónico; comunicación directa; o un anuncio en nuestra página de Internet, etc. 

Este Aviso de Privacidad, el tratamiento de sus Datos Personales y/o todos los documentos relacionados se rigen por la normatividad jurídica vigente de Protección de Datos Personales en Colombia. 

La Política que ha implementado La empresa sobre Tratamiento de la Información, hace parte integral del presente aviso y estará en permanente disposición en la cartelera institucional y/o pagina web.

Versión	Fecha de actualización	Razón del cambio
001	26/10/2022	Creación del documento
002	15/08/2024	Cambio correo electrónico

 

POLÍTICA DE SEGURIDAD – CONFIDENCIALIDAD

1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política y demás disposiciones complementarias será aplicada por VISEPAS LTDA, en adelante la empresa, la calidad y la seguridad son factores que hacen parte de su cultura corporativa, por considerarlos de gran importancia para la sostenibilidad del negocio. En este sentido, la empresa busca desarrollar relaciones con asociados de negocio que compartan valores similares y dirijan sus operaciones de una manera ética, confiable, e integral, minimizando los riesgos de narcotráfico, lavado de activos, financiación del terrorismo, contrabando, conspiraciones internas y corrupción. Por tal razón, se suscribe el presente acuerdo de seguridad, establecido en alineación con la Norma Circular 20240000245 Y 20240000275 SARLAFT 2.0.

Las partes acuerdan cumplir lo dispuesto en los siguientes numerales:

1. Facilitar la verificación del marco legal de su empresa, suministrando en el formato RE-GC-002 registro cliente y proveedores
2. Facilitar la disponibilidad para atender al funcionario de VISEPAS LTDA, cuando se programen visitas a las instalaciones con fines de seguimiento comercial, evaluación del nivel de servicio al cliente y gestión de riesgos.
3. Enviar anualmente los estados financieros del último año gravable, firmados por el Contador y Revisor Fiscal (incluyendo Número de la Tarjeta Profesional respectiva), como parte de la actualización de la información.
4. Establecer mecanismos para la selección y contratación de personal propio y/o subcontratado, que incluya procedimientos de seguridad tendientes a evaluar las competencias y perfil de riesgo de los aspirantes y el personal contratado.
5. Brindar capacitación y actividades de sensibilización al personal sobre medidas de prevención en seguridad, identificación de actividades sospechosas y gestión de riesgos.
6. Adelantar programas de prevención y sensibilización sobre efectos y consecuencias del consumo de sustancias psicoactivas (alcohol y drogas) y otras adicciones, que generen vulnerabilidades a las personas y la organización.
7. Fortalecer los canales de comunicación para facilitar la retroalimentación y suministro de información oportuna sobre situaciones que puedan afectar los intereses de las partes en el cumplimiento de su objeto comercial.
8. Establecer la debida diligencia para la identificación de clientes y proveedores críticos que impacten directamente el producto y/o servicio e imagen corporativa, para la toma de acciones de prevención.
9. Llevar registro de la ejecución de los procedimientos, para mantener la trazabilidad documental de los procesos críticos de la organización.
10. Aplicar los controles de seguridad necesarios para mantener procesos seguros y confiables, generando acciones de mejoramiento continuo para los procesos de la empresa o compañía.

11. Realizar alianzas con autoridades para fortalecer las actividades de prevención y protección de los procesos.
12. Establecer controles que permitan garantizar acciones de prevención y control del lavado de activos y financiación de terrorismo basados en los lineamientos de la Unidad de Información y Análisis Financiero –UIAF, Circular 20240000245 y 20240000275 SARLAFT 2.0.
13.  Mantener la confidencialidad en trámites y documentos involucrados en el proceso, y proteger la información utilizada por las partes (logotipos, procedimientos, formatos, registros, documentos comerciales, etc.). 
14.  Implementar medidas encaminadas a propiciar la seguridad en las tecnologías de información.

Parágrafo 1: De no tener un programa de seguridad implementado y/o certificado ante la Norma BASC o no contar con un esquema de Seguridad Integral vigente, aplicable e implementado, se entiende que se adelantaran acciones tendientes a proyectar procesos y procedimientos eficientes y transparentes en GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO, que minimiza los riesgos en cuanto prácticas como el narcotráfico, lavado de activos, financiación del terrorismo, terrorismo, contrabando, conspiraciones internas y corrupción, Además es conocedor de las responsabilidades civiles, administrativas y penales en caso de incumplimiento por parte del personal adscrito.

Parágrafo 2: Se entiende por SEGURIDAD INTEGRAL la seguridad de personas, seguridad física o de instalaciones, seguridad informática, seguridad de documentos y de la información, la consciencia y cultura de seguridad y la seguridad Industrial.

El incumplimiento al presente acuerdo dará lugar a la revisión de la continuidad de la relación comercial y análisis por los perjuicios causados a la parte afectada. El presente documento tiene clasificación de CONFIDENCIAL. La Política que ha implementado La empresa sobre Acuerdos de Seguridad, hace parte integral del presente aviso y estará en permanente disposición en la cartelera institucional y/o página web.

Versión	Fecha de actualización	Razón del cambio
1	10/10/2023	Creación del documento
002	1/10/2024	Incorporación SARLAFT 2.0 – cambio correo electrónico.

Agradecemos su amable atención.

VISEPAS LTDA.